デジタル化に向けた次の一手（第3回）部署別に解説！業務効率化の着眼点（前編）

　円滑な企業活動に欠かせないのが総務部門だ。オフィス機器・設備、備品などの調達や、防犯・防災設備、水道・電気、電話設備などの管理の他、専任の情報システム部門がない場合、総務部門がIT担当を兼務する企業も少なくない。

　総務は自らの業務の効率化というよりも、「縁の下の力持ち」的な存在として社内の各部門がスムーズに仕事が行えるように支援することも重要な仕事になる。例えば文書管理。各部門内だけでなく、全社で共有すべき通達や連絡事項などもある。文書は社内のファイルサーバーに保存する企業も多いが、社内だけでなく、社外からセキュアに文書を閲覧したり、取引先とメールでは困難な大容量ファイルをやり取りしたりするニーズもある。

　文書ファイルの保管や社内外のやり取りに適したクラウドストレージサービスもある。IT担当を兼務する総務部がリードしてクラウドストレージの導入を進めるなど、全社の業務効率化に貢献できる。

営業部門では、CRMなどの活用が効果を発揮

　営業活動や顧客対応を効率化する方法として、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）などがある。SFAは営業担当者に属人化しがちな顧客・取引先の情報や商談内容、商談の進捗状況などをシステム的に把握し、営業部門の業務を効率化する。

　CRMは顧客情報や購買・販売履歴などの情報をシステム上に集約。例えば、顧客の購買履歴を参照し、類似する新たな商品を提案するなど継続的なアプローチにより、売り上げ拡大や顧客満足の向上が期待できる。CRMもさまざまなクラウドサービスが提供され、顧客情報管理にかかわる業務の効率化や、商品開発など他部門との顧客情報の共有が可能だ。

インボイスや電帳法で複雑になる会計業務

　インボイス制度や改正電子帳簿保存法が始まり、会計の業務も複雑化している。例えば総務が備品を購入した場合、販売会社から請求書を受け取り、経理に代金の支払いを依頼する。経理部門は請求書の内容を確認後、支払い手続きと会計処理の作業が必要だ。インボイス制度ではさらに発行事業者の登録番号や税率ごとに区分した消費税額、適用税率などの確認などの作業が加わる。複雑なデータ入力作業を効率化するOCR（光学文字認識）とAIを組み合わせ、読み取り精度を高めたクラウドサービスもある。

　また、経理部門は社員の出張旅費など手間のかかる精算業務がある。電子帳簿保存法では一定の要件を満たせばスキャニングによる保存が可能になり、社員はスマホなどで撮影した領収書を経理へメールなどで送り、仕分けや集計など経理の業務を効率化できる。集計したデータを元に決算書類を作成できるクラウド型の会計システムなども提供されている。

　経費の精算や会計処理のために出社せざるを得ない時代もあったが、多種多様なクラウドサービスが提供され、テレワークなどの多様な働き方とともに管理部門の業務効率化を可能にしている。