Biz Clip調査レポート（第20回）紙を使う仕事はどれくらい？文書管理実態調査

　紙文書の管理の中で、重要なのが廃棄ルール。ずっと紙の文書を保存し続ければ、オフィスのスペースは、それで一杯になってしまう。税務関連の書類のように、保管期間が決まっている書類もある。そうした規則を考慮して、ルールを決めておく必要がある。

　すべての業務工程の書類に関して、一番多い廃棄ルールは「期間を決めて廃棄」だった（図3）。次に多かったのは、「種類・重要度で定めたルールに準拠して廃棄」だった。ただし契約・申請書類、顧客情報・カルテについては、「原則、廃棄せずに保管」の比率が2番目。この2つに関しては、重要書類として保管し続ける企業が多い。

　社外会議・プレゼン資料と社内会議資料については、他よりも「用が済んだら保管せずに廃棄」の比率が高い。前述の保管方法についての回答でも、「保管せずに廃棄」の比率が高い。出力する前の元データがあるからだろう。紙の書類を作成しても廃棄するのだから、会議やプレゼンの資料は、ペーパーレス化を進める余地がかなり大きそうだ。

【図3 業務工程別の紙文書の廃棄ルール】

　ペーパーレス化は、紙の書類のデジタルデータ化が手段に挙げられる。デジタルデータ化には、画像として保存する方法と、画像に加えて文字情報もデータ化して保存する方法がある。最近、注目されているのがOCR（光学的文字認識）を活用した文字情報のデータ化だ。その利用状況を見てみる（図4）。

　「有料サービスを利用」と「ソフトの補助機能などを利用」を合計すると、OCRの利用率は21.1％。最も多い「利用予定はない」（44.8％）の半分以下だった。中でも「有料サービスを利用」はわずか3.2％と非常に少ない。

　また、利用率は、従業員数が多いほど高くなる傾向がある。従業員数99人以下では、「有料サービスを利用」が1.3％しかなく、「ソフトの補助機能などを利用」を合わせても15.4％だ。一方、一番利用率が高かった従業員数5000～9999の企業では、「有料サービスを利用」が5.7％で、「ソフトの補助機能などを利用」を合わせると29.8％となり、99人以下の企業の2倍近くとなる。

【図4 OCRの利用状況（従業員数別）】

　最後にOCRの利用者を対象に、機能の満足度について聞いた（図5）。各機能とも「非常に満足」「満足」「どちらかというと満足」の合計は、6割程度であまり違いはない。満足度が比較的低かったのは「手書き文字に対する認識」（48.4％）と「学習機能」（46.7％）の2項目。OCRを利用する際には、この2項目に強みのあるサービス・製品を利用したいところだ。

【図5 OCRの機能の満足度】

＜本調査について＞
日経BPコンサルティングのアンケートシステムにて、同社モニター3613人を対象に2020年3月に調査