脱IT初心者「社長の疑問・用語解説」（第78回）解像度が低くて稟議（りんぎ）を却下

　スキャナーは紙の帳票や写真を読み込んで画像データ（PDF、JPEGなど）にします。解像度が高いと高精細、つまり見た目で鮮明な画像になりますが、その分、保存するデータ量も大きくなります。近年はペーパーレス化や電子帳簿保存法への対応などで書類を電子化する機会が増えていることから、それらのデータを保存するストレージ容量の拡張が必要になる場合もあります。

Q スキャナーを利用する際の注意点は何でしょうか。

　文書をスキャニングする際の解像度が低すぎると、出力された画像データが不鮮明で読み取れないことがあります。そこで、スキャニングする画像データの用途に応じた解像度設定が必要です。例えば、書類をPDF化して部署内で閲覧するのであれば300dpi程度、OCRで処理するのであれば400dpi程度とされています。画像データのサイズが大きくなりすぎるとOCRツールが処理できない場合もあるので注意しましょう。

Q OCRの使い方で留意することはありますか。

　OCRは、スキャナーで読み取った画像データ（PDFファイルなど）の文字情報や、FAX文書を電子データ化します。その際、画像データの解像度が低いと文字がかすれて読み取りにくいことがあります。あるいは、手書き文字がくせ字だったり、文字が訂正されたりしていると、判別されない場合もあります。そこで、AIを使って高精度の文字認識が可能なクラウド型のAI OCRサービスがさまざまな事業者から提供されています。OCRで出力したデータの有効活用、業務効率化を含め、専門知識が豊富なIT事業者に相談するといいでしょう。

「社長、解像度の高いスキャナーに買い換える理由をきちんと理解していただけましたか。もう、デジタルカメラの解像度の自慢はしないでくださいね」(総務兼IT担当者)　
「それより、OCRは文字がきれいでないと読み取りが難しいのか。君の手書き文字は、長年一緒にいるワシでも読めないことがあるからな」(社長)
「まさか私が出したスキャナー購入の稟議（りんぎ）書が読めないとか言って、決裁しないつもりですか」
「君のくせ字は読めないが、ワシの腹を読むのはうまいな」