ニューノーマル処方箋（第24回）“事務作業の負担軽減”が新たな付加価値を生む

　では、それぞれの業務分野に適した「事務作業の負担軽減」とはどのようなものでしょうか。

　「フロントオフィス業務」には注文受付や金額の交渉などクライアントとのやり取りがありますが、必要な帳票や付随する業務システムの見直しは相手との関係性やこれまでの慣例、導入費用の問題などもあり、特に中小企業にとってハードルが高い領域です。

　そこでお勧めしたいのが、今お使いの帳票や業務システムは一旦そのままにしつつ効率化を図る手法です。具体的には今使っている各種帳票をOCRで読み取って電子化し、電子化された情報をRPAやエクセルのVBA機能を使ってそのまま業務システムに流通させる、つまり帳票やシステムは触らず一連の工程において人の手や目を使う箇所をなるべく少なくしていくというアプローチです。

　これにより今の仕事のやり方はそのままでペーパーレス化が図れるとともに、人間がやっていた業務システムへの入力や確認といったアナログ作業が飛躍的に軽減され、大幅な業務効率化が図れます。

　一方、「バックオフィス業務」においてはこれとは逆のアプローチがお勧めです。こちらは基本的には業種業界にかかわらず同じ振る舞いが求められる汎用（はんよう）的な業務が中心であり、また法令により規定される業務も多いことから、統一的な仕組みに寄せていく進め方が合理的です。

　具体的にはクラウドで提供されている各種ERPパッケージを活用し、共通的な業務はそちらの作法に寄せていくという手法です。サブスク型で提供されるクラウドサービスは導入も比較的安価で済みますし、法令が変わってもクラウドサービス側で自動的にアップデートされていきますので、運用面での負担も少なく済むところも利点です。

「小さく始めて大きく広げる」

　では具体的にどの業務から見直しをしていけばいいのか。結論から言いますと、まず「手を付けやすいところから順番に」がいいと思います。

　検討する人的時間的リソースが潤沢な大企業であれば、全体の業務を見渡しおのおのの業務に対して詳細なアセスメントを行い、効果の高い業務を洗い出し優先順位を付け計画的に進めていくというのが一般的なアプローチですが、見直しを検討するリソースの創出が難しい中小企業においては、それだけでも相当の労力を要しますし、時間がかかり過ぎて途中で挫折するといったケースも多く見られます。

　「フロントオフィス業務」ならどこから手をつけるのか、「バックオフィス業務」なら何から始めればいいのか。下の図をご覧ください。この図は製造業の一般的な業務フローを簡略化したイメージ図です。

　この中に黄色い吹き出しが7カ所ありますが、これらは製造業において一般的に事務作業の負担が大きい業務を示しています。まずはこの中のどれかに絞り、進めてみるのもいいかもしれません。

「事務作業の負担軽減」がもたらす「コスト削減以上の効果」

　中小企業では特有の強いコスト意識により費用対効果にこだわり過ぎるが故、結局導入が進まず何も事態が変わらないというジレンマに陥るケースもよく見られます。費用対効果はもちろん大事な要素ですが、「事務作業の負担軽減」においてはその目的をコスト削減と捉えてしまっていることに、そもそもの問題の要因があるといえます。

　もちろん大幅なコスト削減効果を生み出すケースも多々ありますが、それだけにとどまらず従業員を事務作業の負担から少しでも解放することでES向上や社員定着率のアップなども期待できますし、何より冒頭にも触れた通り厳しい経営環境を生き抜くための新たな取り組みに向けた「人と時間の創出」という目的、プラスの効果を忘れてはいけません。

＜結論＞

・日本を支える中小企業の将来にわたる安定した事業運営や競争力の確保に向け、新たな取り組みに必要な「人と時間を創出」するための「事務作業の負担軽減」という観点を持つ

・これを進めていく上で、最初から大きな風呂敷を広げようとせず手を付けやすいところから始め、浸透度合いを見ながら段階的に領域を広げる「小さく入れて大きく広げる」アプローチをかける

・「事務作業の負担軽減」は単なるコスト削減ではなく、新たな付加価値を創出するための人や時間といったリソースを生み出す重要なアプローチだという共通認識を持つ

　AIの発達やロボットによる自動化がより加速し、人間の働く領域やそもそもの意義自体が問われる近い将来、この課題に向き合う姿勢がよりいっそう求められるのではないでしょうか。